Informatie brief leden vergadering

BEHEERSVERENIGING DE WAERDEN / HOMEOWNERS’ ASSOCIATION DE WAERDEN

Almere, 23 mei 2025

Beste bewoners en/of woningeigenaren,

UITNODIGING
Wat:             Algemene Ledenvergadering Beheersvereniging De Waerden
Wanneer:   Woensdag 09 juli 2025, 19.30u
Waar:          (Buurt)centrum De Bazuin, Luitstraat 1, 1312 LG Almere
Voor wie:    Eigenaren van de woningen gelegen aan het mandelige binnenterrein aan
                     het Vooronder en Dek te Almere
Agenda
1. Opening door een woordvoerder van de initiatiefnemers
2. Vaststellen van de agenda tot en met agendapunt 5
3. Toelichting over de stand van zaken binnen de vereniging
a. Het bestuur verloop en het gevoerde beleid
b. Het financieel beheer
c. Contributie inning
d. Materiele zaken en onderhoud
4. Verkiezing bestuursleden, minimaal 3 leden (voorzitter, penningmeester en
secretaris)
5. Pauze
6. Inventarisatie en daarna behandelen van bespreekpunten door het nieuwe
bestuur, waarbij al zijn ingezonden:
a. Wijze van controle op de financiële boekhouding
b. Contributie inning en achterstand
c. Onderzoek naar het uitbesteden van het beheer
d. Technische toestand en bediening van de toegangshekken
e. …
f. …
7. Hoe nu verder
8. Rondvraag
9. Afsluiting
_ _ _
_ _
Wij vragen u vriendelijk te reageren op deze uitnodiging door het invullen en afgeven of
mailen van het reactieformulier. Meer informatie over de vereniging vindt u op de
website: www.dewaerden.info

Hopelijk tot ziens op 09 juli !

Met vriendelijke groet van:

Sonja, Andre, Robert, Ineke, Ton en Arjan

BEHEERSVERENIGING DE WAERDEN / HOMEOWNERS’ ASSOCIATION DE WAERDEN

Aanleiding

De Beheersvereniging De Waerden heeft ten doel het beheren van het mandelige
binnenterrein aan het Vooronder en Dek te Almere. Leden zijn natuurlijke personen en/of
rechtspersonen die een onverdeeld eigendom hebben in het mandelige terrein. Jaarlijks
zou er tenminste één algemene ledenvergadering gehouden moeten worden. In deze
algemene ledenvergadering brengt het bestuur zijn jaarverslag uit over de gang van
zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Ook moet zij de balans en de staat
van de baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring voor leggen. Deze algemene
ledenvergadering heeft al enkele jaren niet plaats gevonden. Bestuursleden worden
gekozen voor maximaal 2 jaren. Deze termijn is inmiddels verstreken, de laatste
bestuursleden hebben geen functie meer of hebben bedankt. Een zestal leden neemt
het initiatief van het uitroepen van deze Algemene Ledenvergadering.
Toelichting
Bestuur
Het bestuur moet bestaan uit een oneven aantal van tenminste drie personen, die uit
hun midden een voorzitter, secretaris en penningmeester aanwijzen. De bestuursleden
worden door de algemene ledenvergadering benoemd. Het bestuur is belast met het
besturen van de vereniging en het beheer van het vermogen.
Er is momenteel geen bestuur. Dit vinden de initiatiefnemers niet gewenst en zij stellen
voor een nieuw bestuur te kiezen.
U kunt zich verkiesbaar stellen voor de vacature bestuurslid.
Financiële situatie
De laatst benoemde penningmeester is verhuisd en geen lid meer van de vereniging. De
initiatiefnemers hebben hem bereid gevonden om overzicht te creëren in de huidige
financiële situatie. Het voorstel is tijdens de ledenvergadering het bestuur te bewegen
om dieper inzicht te creëren in de financiële situatie en een controle op de financiële
boekhouding uit te (laten) voeren.
Contributie
Ieder lid is jaarlijks een contributie verschuldigd. In de contributie is begrepen een
bijdrage voor het onderhoud en eventueel een reservering voor groot onderhoud van de
grond. De hoogte van de contributie is door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld
op EUR 22,50 per maand.
Bij het overnemen van de financiële stukken van de laatst benoemde penningmeester is
gebleken dat niet elk lid contributie betaalt of heeft betaald. Dit vinden de
initiatiefnemers niet gewenst en willen het bestuur bewegen hierop actie te
ondernemen.
BEHEERSVERENIGING DE WAERDEN / HOMEOWNERS’ ASSOCIATION DE WAERDEN
3
Beheer door een administratiekantoor
Het verleden wijst uit dat de diverse besturen met name het houden aan afspraken met
leden over contributie inning, communicatie met de leden en het opvolgen van
verplichtingen uit de statuten lastig vinden. De initiatiefnemers stellen voor te
onderzoeken of het uitbesteden van het beheer aan een administratiekantoor een reële
optie is. Een administratiekantoor kan de ledenadministratie en financiële administratie
verzorgen, correspondentie voeren, vergaderingen organiseren en technisch beheer
doen. Daar zullen wel extra kosten aan verbonden zijn.
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Reactieformulier
Naam:
Adres:
Email:
Aanwezig: JA / NEE
Bij afwezigheid mag u een ander lid machtigen om voor u te stemmen, maakt u hier
gebruik van? JA / NEE
Eventuele naam van de gemachtigde:
Adres van de gemachtigde:
Stelt u zich beschikbaar voor bestuurslid? JA / NEE
Eventuele voorkeur voor een bestuursfunctie:
U mag dit formulier printen en in de bus doen van: Dek 11
Of
Bovenstaande punten opnemen in een reactie via het contactformulier op de website van
de vereniging, via de link: dewaerden.info/contact

Information letter members meeting

BEHEERSVERENIGING DE WAERDEN / HOMEOWNERS’ ASSOCIATION DE WAERDEN

Almere, May 23, 2025
Dear residents and/or homeowners,

INVITATION

What:          General Members' Meeting of the Homeowners' Association DeWaerden
When:         Wednesday, July 9, 2025, 7:30 PM
Where:        Community Center De Bazuin, Luitstraat 1, 1312 LG Almere
For whom: Owners of the homes located on the jointly owned courtyard at

Vooronder and Dek in Almere

Agenda

1. Opening by a spokesperson of the initiators
2. Establishing the agenda up to item 5
3. Explanation of the current status of the association
a. Board developments and past policy
b. Financial management
c. Contribution collection
d. Material matters and maintenance
4. Election of board members (at least 3: chairperson, treasurer, secretary)
5. Break
6. Discussion points for the new board, including submitted topics:
a. Method of financial auditing
b. Collection of contributions and arrears
c. Investigation into outsourcing the management
d. Technical condition and operation of access gates
e. ...
f. ...
7. Next steps
8. Open discussion
9. Closing

Please respond to this invitation by submitting or emailing the response form. More
information can be found at: www.dewaerden.info

We hope to see you on July 9th!

Kind regards from:

Sonja, Andre, Robert, Ineke, Ton and Arjan

BEHEERSVERENIGING DE WAERDEN / HOMEOWNERS’ ASSOCIATION DE WAERDEN

Background

The Homeowners' Association De Waerden is responsible for managing the jointly
owned courtyard at Vooronder and Dek in Almere. Members are individuals or legal
entities that co-own the property. At least one general meeting should be held annually.
During this meeting, the board presents its annual report, including policy decisions and
the financial overview for approval. This meeting has not been held in recent years.
Board members serve for a maximum of two years. These terms have now expired, and
previous board members have resigned. A group of six members has now taken the
initiative to call this General Members' Meeting.
Board
The board must consist of an odd number of at least three members, appointing from
among themselves a chairperson, secretary, and treasurer. Board members are elected
by the general assembly and are responsible for managing the association and its
assets. Currently, there is no active board. The initiators consider this undesirable and
propose to elect a new board. You may put yourself forward as a candidate for the
board.
Financial Situation
The last treasurer has moved away and is no longer a member. The initiators have asked
him to help clarify the current financial state. During the meeting, a proposal will be
made to have the new board further analyze the finances and perform an audit.
Contribution
Each member owes a contribution of €22.50 monthly, covering maintenance and a
reserve for future repairs. Upon reviewing the documents, it became clear that not all
members have paid their contributions. The initiators find this unacceptable and urge
the board to take corrective action.
Outsourcing Management
In the past, boards have struggled with enforcing contribution agreements,
communicating with members, and complying with legal obligations. The initiators
propose exploring the possibility of outsourcing the management to a professional
agency. Such an agency could handle member administration, finances,
correspondence, meeting organization, and technical management. Note: this would
involve additional costs.

BEHEERSVERENIGING DE WAERDEN / HOMEOWNERS’ ASSOCIATION DE WAERDEN

Response Form
Name:
Address:
Email:
Will you attend: YES / NO
If not, will you authorize another member to vote on your behalf: YES / NO
Name of authorized member (if applicable):
Address of authorized member:
Are you available for a board position: YES / NO
Preferred board role (if any):
You may print and submit this form to: Dek 11
Or use the online contact form: www.dewaerden.info/contact